Zelf een kaartrapport maken
Vanaf TOPdesk versie 4.4 kunt u in de module Gebeurtenissen en Acties gebruikmaken van gegevens uit gekoppelde kaarten. Dankzij het invoegen van lijsten kunt u bijvoorbeeld de verstrekkingen aan een medewerker of gereserveerde diensten en faciliteiten via e-mail versturen en afdrukken.
Lijsten invoegen met behulp van de Actieverkenner
Om een lijst in te voegen, maakt u gebruik van de module Gebeurtenissen en Acties. In TOPdesk vindt u Gebeurtenissen en acties bij het Instellingenbeheer. Een lijst in een actie invoegen doet u als volgt:
1 klik met de rechtermuisknop in de actieverkenner in het berichtenveld;
2 kies in de pop-up voor Lijst invoegen;
3 kies de gewenste koppeling.
4 klik met de rechtermuisknop op de zojuist ingevoegde veldopmaak (iets als {Objecten}{/}) en voeg vervolgens per veld alle gewenste details uit de gekoppelde kaarten in.
5 klik met de rechtermuisknop op de veldopmaak;
6 kies in de pop-up voor Veld invoegen…;’
7 zoek het gewenste veld op (de velden zijn gegroepeerd naar indeling op de kaart) en klik op de knop Invoegen.
Het resultaat ziet er dan als volgt uit:
{Objecten}[Object_id][Soort][Merk] [Serienummer]{/}
N.B.: U kunt alleen velden kiezen die in álle Objectkaarten worden gebruikt. Deze velden worden in de interne tabel Objecten opgesomd. Vrije velden zijn niet te gebruiken.
Fig. 1 Een kaartrapport genereren in de Actieverkenner
Opmaak met HTMl/CSS
Bij het opstellen van de actie kunt u gebruikmaken van HTMl en CSS. Zo kunnen bijvoorbeeld de details van gekoppelde kaarten netjes in een tabel worden uitgelijnd, zoals aangegeven in het voorbeeld.
<img src=”http://localhost/tas/tasimage/login/logo.gif”><h1>Objecten van [Samengestelde_naam]</h1>
<table border=”0”><tr><th>Objectid</th><th>Soort</th><th>Merk</th><th>Serienummer</th></tr> {Objecten}
<tr><td>[Object_id]</td><td>[Soort]</td><td>[Merk]</td><td>[Serienummer]</td></tr>{/}</table>
Een goede plek om meer over HTML en CSS te leren is de website http://www.w3schools.com. Om tijdens het veranderen van HTMl en CSS direct het eindresultaat te zien, kunt u de website http://htmledit.squarefree.com gebruiken.
Kaartrapportage via HTML naar Microsoft Word
Het is natuurlijk handig om een overzicht van verstrekkingen via e-mail te versturen. Minstens net zo handig is dat u dit overzicht ook via Microsoft Word af kunt drukken. Voor het gebruik van de functionaliteiten van de module Gebeurtenissen en acties in Microsoft Word stelt TOPdesk de add-on RTF-Creator beschikbaar. De TOPdesk-add-on rTF-Creator kan de gegevens uit ingevoegde lijsten helaas niet verwerken. De add-on krijgt de weer te geven gegevens van de module Gebeurtenissen en acties aangeleverd en plaatst deze in corresponderende velden in een eerder aangemaakt rTF-template (sjabloon).Alle details van alle gekoppelde objecten komen in dat geval in één cel terecht. Met wat technische vaardigheid kunt u met de standaard functionaliteit van TOPdesk een document aanmaken dat u in Microsoft Word kunt openen én dat alle gegevens bevat. Documenten die op deze manier worden gemaakt bewaart TOPdesk – in tegenstelling tot documenten van de rTF-Creator – niet bij de kaart zelf. Zo’n kaartrapport kan dan ook niet vanuit TOPdesk met één vinkje als bijlage worden meegestuurd met een e-mailbericht.
Het kaartrapport in de praktijk
De behandelaar roept in TOPdesk tweemaal een Speciale gebeurtenis aan: één om het rapport aan te maken en één om het rapport te openen. De TOPdesk-server maakt het rapportbestand als tijdelijk tekstbestand aan met de actieinstellingen uit figuur 1. Het rapportbestand komt zo op de server terecht in de map met tijdelijke bestanden. TOPdesk roept daarna het bestand MoveFile.cmd aan, een batch-script waarmee het tijdelijke bestand (variable %1) wordt verplaatst naar een locatie waar de TOPdesk-behandelaar het via de TOPdesk-server kan benaderen. Deze plek is geconfigureerd in het batch-script. U maakt het batch-script aan in de hoofdmap van de TOPdesk-installatie en gebruikt daarbij de volgende inhoud:
move %1 web\secure\TOPdesk-reports\ %2.doc
Maak ook vóór gebruik de betrokken map “TOPdesk-reports” aan op de server van TOPdesk in de map “/web/secure”. Tip: U kunt het rapport ook eenvoudig naar een andere locatie kopiëren en zo een archief opbouwen door het commando “copy” op een aparte regel te parametiseren. De tweede actieinstelling maakt het de voor de behandelaar makkelijk om via een contextmenu het aangemaakte rapport te openen. Het veld GET verwijst naar het gegenereerde bestand met de volgende tekst:
/tas/secure/TOPdesk-reports/\u[Samengestelde_naam] [-unid-]\u.doc
N.B.: De tekst tussen \U en \u zal door TOPdesk worden gecodeerd, zodat ook bestandsnamen met een spatie mogelijk zijn.
Fig. 2 Een kaartrapport ophalen in de Actieverkenner
Als u het kaartrapport vanuit iedere incidentkaart wilt kunnen openen, dient u de actieinstellingen in zowel de eerstelijns – , tweedelijns – als deelincidentkaart aan te maken. Het is ook mogelijk om een HTMl-bestand aan te maken en deze in de webbrowser te openen. Het nadeel daarvan is dat bij het afdrukken van een webpagina standaard kop- en voetteksten op de uitdraai verschijnen. Het uitschakelen hiervan kost per werkstation veel inspanning, maar wellicht stellen sommige gebruikers er op bepaalde momenten wel prijs op.
Voor eerdere tips over het versturen van professionele e-mailberichten vanuit TOPdesk ziet u ook TOPdesk Magazine van november 2010 (p. 24).