Wijzigingen beheren wordt eenvoudiger dan ooit
Over sommige dingen wilt u maar één keer nadenken: wat moet er precies gebeuren als een nieuwe medewerker in dienst treedt? Welke activiteiten moeten worden geautoriseerd bij een software-upgrade? In de aankomende release van TOPdesk 4.3 is het Wijzigingsbeheer rigoureus onder handen genomen. Zo heeft elke gebruiker voortaan zijn eigen intuïtieve werkomgeving en houdt u eenvoudig de voortgang van zowel kleine als grote wijzigingen bij.
Nu weet u altijd wat de status is van die CRM-upgrade en of alles al geregeld is voor die nieuwe medewerker.
Voor iedereen op maat
Willem Bottema, functioneel ontwerper op de ontwikkelafdeling van TOPdesk: “Bij het ontwerpen van de processen en features draaide alles om de gebruiker. Eerst zijn de verschillende gebruikers in kaart gebracht en vervolgens is gekeken naar wat ieder op zijn beurt nodig heeft om zijn werk nog beter te kunnen doen. Er is voor iedere gebruiker een handige werkomgeving ontwikkeld om sneller en eenvoudiger de eigen werkzaamheden uit te kunnen voeren.”
"Bij het ontwerpen van alle processen en features draaide alles om de gebruiker"
Uw diensten publiceren in de wijzigingscatalogus
Nadat u uw wijzigingen hebt vastgelegd in sjablonen, kunt u deze publiceren in de wijzigingscatalogus. Op deze manier zien uw klanten al uw diensten overzichtelijk onder elkaar in de dienstencatalogus. Klanten kunnen eenvoudig een aanvraag indienen; autorisatieprocedures worden vervolgens automatisch in gang gezet en de aanvraag komt onmiddellijk bij de juiste persoon terecht. Willem: “Dit is een prachtig voorbeeld van de manier waarop wij naar klanten geluisterd hebben. De wijzigingscatalogus was een veelgehoorde wens, ook op de TOPdesk Community:”
“Het via de SelfServiceDesk kiezen van sjablonen voor de wijzigingen is ook wenselijk, zo kan de eindgebruiker beter zien welke standaardwijzigingen deze kan kiezen.” - Klant op de TOPdesk Community
Snel inspelen op veranderingen met de planner
Wijzigingen verlopen niet altijd zoals gepland: wat te doen als bij een verhuizing de vloerbedekking opeens een week later wordt geleverd? Of als de testactiviteit van een software-upgrade plotseling wordt afgekeurd? Met de interactieve planner speelt u snel in op veranderingen in het wijzigingstraject. “Voor de coördinator is de planner de spil van zijn werkzaamheden. Hier ziet u namelijk meteen hoe de wijziging in elkaar zit,” vertelt Willem Bottema. Zodra een wijzigingsaanvraag binnenkomt, moet de planner deze snel kunnen inplannen, de planning gemakkelijk kunnen aanpassen en de voortgang kunnen bewaken.
Dankzij de duidelijke visuele weergave van de nieuwe planner is in één oogopslag duidelijk welke activiteiten van elkaar afhankelijk zijn. De projectcoördinator kan zeer eenvoudig de planning veranderen door bijvoorbeeld de doorlooptijd aan te passen, een andere behandelaar te kiezen, activiteiten toe te voegen, te verwijderen of te groeperen.
Veranderingen in de planning hebben vaak gevolgen voor andere activiteiten. Deze gevolgen zijn dan ook direct zichtbaar in de planner. Als u bijvoorbeeld de doorlooptijd van een activiteit aanpast, dan kan het gebeuren dat andere activiteiten moeten worden opgeschoven. Als dit problemen oplevert voor de deadlines, dan geeft TOPdesk een waarschuwing; zo is direct zichtbaar waar het probleem zit. Willem Bottema: “TOPdesk gaat niet automatisch dingen aanpassen, maar het helpt met plannen, zodat u beter kan inspelen op veranderingen in de planning.”
Snel activiteiten afhandelen met de checklist
“Als er veel simpele taken op de to-dolijst staan, dan wilt u deze in zo min mogelijk stappen kunnen afhandelen. Daarvoor wilt u niet iedere keer een aparte kaart openen,” vertelt Willem Bottema. “Hiervoor hebben we de checklist gemaakt. De gebruiker kan hier met één klik zijn taken starten, afvinken of overslaan. Indien gewenst kan de gebruiker ook de doorlooptijd invullen en een opmerking toevoegen.”
Bij iedere wijziging hebben verschillende afdelingen hun eigen taken, of het nou een verhuizing is of de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Met behulp van de checklist is het nu nog gemakkelijker om het overzicht te behouden. Niemand hoeft een lange lijst met taken te openen om daaruit te filteren wat voor hem van belang is. Iedereen heeft zijn eigen checklist, zodat u enkel dat ziet wat u moet doen.
Zie waar het fout gaat met de Wijzigingsverkenner
Als manager hebt u behoefte aan overzicht. Als u tientallen wijzigingen moet beheren, wilt u graag snel zien waar het fout gaat. Met behulp van de Wijzigingsverkenner ziet u alle wijzigingen overzichtelijk onder elkaar. (zie figuur 1) Als er problemen zijn (bijvoorbeeld omdat een wijzigingsactiviteit is afgekeurd of uitloopt), dan herkent u deze snel aan de kleur rood. U kunt deze wijzigingen op ieder gewenst niveau ‘uitgeklapt’ weergegeven. Zo houdt u het proces per project in de gaten. U ziet door de duidelijke iconen precies welke activiteiten momenteel worden uitgevoerd en welke projecten de deadline
niet halen.
Sommige wijzigingen hebben grote impact op de bedrijfsvoering. Zulke wijzigingen worden vaak besproken in de CAB-vergadering. Om gefundeerd beslissingen te kunnen nemen zijn heldere overzichtsrapporten essentieel. Vanuit de Wijzigingsverkenner kunnen deze overzichten in een handomdraai geprint worden. Willem Bottema,: “We hebben veel werk gestoken in dit overzicht; het moet meteen te begrijpen zijn. Als vergaderdeelnemers een printje niet snappen, dan hebben wij ons werk niet goed gedaan.”
Standaardwijzigingen op maat
Als er een nieuwe medewerker in dienst treedt wilt u niet elke keer nadenken over wat er allemaal moet gebeuren. Daarom legt u de wijziging vast in een sjabloon. Toch zijn niet alle nieuwe medewerkers hetzelfde. Want wat als iemand liever zijn eigen laptop gebruikt? Of geen leaseauto hoeft te krijgen? Met Wijzigingsbeheer speelt u eenvoudig in op dit soort situaties. Bij het toepassen van een sjabloon kunt u per afzonderlijke activiteit aangeven of u deze wilt gebruiken.
Autoriseren vanuit de trein
“In het vernieuwde Wijzigingsbeheer is er veel aandacht besteed aan autorisatiemomenten,” vertelt Willem Bottema, “bij zowel wijzigingsaanvragen als (onderdelen van) wijzigingen kunnen autorisaties ingepland worden.” Op deze manier ontstaat er meer controle over het proces: mag deze medewerker inderdaad een nieuw type pc? Is het testen van de nieuwe software wel naar behoren uitgevoerd? De autorisatieactiviteiten staan in de to-dolijst van degene die zijn goedkeuring moet geven. Willem Bottema: “De autorisatie zelf gebeurt eenvoudig door in de SelfServiceDesk een vinkje te zetten of door per mail toestemming te geven. Zo weet u zeker dat een activiteit of aanvraag door de juiste persoon is goedgekeurd voordat van alles in gang wordt gezet.”
Extra netwerkrechten in drie klikken
Willem Bottema vertelt: “Een wijziging registreren moet zo min mogelijk moeite kosten. Het aanmaken van fases en activiteiten voor elke toewijzing van extra rechten zou bijvoorbeeld onnodig werk opleveren. In het vernieuwde Wijzigingsbeheer is er daarom onderscheid gemaakt tussen eenvoudige en uitgebreide wijzigingen. Zo kunt u zelf beslissen hoe uitgebreid de wijziging wordt geregistreerd. Een verzoek om extra rechten is in enkele klikken geregeld met een eenvoudige wijziging, terwijl u in een uitgebreide wijziging een complete reorganisatie kunt inplannen met afhankelijke activiteiten.”
Kijk voor meer informatie op www.topdesk.nl/wijzigingsbeheer.
Leave a comment