Verslag van TOPdesk on Tour: Haarlem, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven, Assen, Amersfoort, Arnhem en Breda
Van 27 mei tot en met 19 juni is TOPdesk door het land gegaan met TOPdesk on Tour. Ongeveer 450 klanten en relaties bezochten één van de middagen.
De meest populaire dag was de facilitaire TOPdesk on Tour in Amersfoort met 75 bezoekers. Anders dan de eerste TOPdesk on Tour was er ook een exclusieve dag in Rotterdam met presentaties van externe experts.
Medeorganisator Kirsten Crown vertelt hoe het idee voor deze klantdagen is ontstaan: “In 2006 hebben we een symposium georganiseerd in Rotterdam. Op zo’n dag laten we zien wat de nieuwe mogelijkheden zijn en wat onze klanten daaraan hebben. We willen elk anderhalf jaar een symposium organiseren, maar in 2007 is er gekozen voor een andere aanpak. Het symposium was vrij groots, maar nu wilden we het kleinschaliger houden. We gingen meer de regio in, zodat we meer tijd hadden om met de bezoekers te praten.” Verspreid over een aantal dagen kwamen op de eerste TOPdesk on Tour 250 mensen af.
Kirsten: “Wegens het succes van 2007, werd dit jaar voor de tweede keer TOPdesk on Tour georganiseerd. We hebben het hier en daar anders aangepakt. Zo hebben we de dagen gethematiseerd en is er een exclusieve dag bijgekomen met sprekers van buitenaf.” Tijdens de presentaties van TOPdesk-medewerkers krijgen de bezoekers informatie over de nieuwste trends op het gebied van service- en facility management en wat bedrijven daar in de praktijk aan hebben. Daarnaast geven de sprekers voorbeelden van hoe TOPdesk hierbij ingezet kan worden. Populaire presentaties waren die over ITIL v3, Configuratiebeheer en de praktijkverhalen van klanten. Alle presentaties zijn op het Extranet van TOPdesk terug te vinden.
In de presentatie ‘TOPdesk in de praktijk’ kwamen twee klantcases aan de orde. Sabrina de Baets van NIBC Bank vertelde over het belang van Wijzigingsbeheer en de inrichting hiervan in TOPdesk. Na een negatieve uitkomst van een audit van het gebruik van het Wijzigingsbeheer in 2006 heeft zij zich ingespannen om de module beter in te richten en toe te passen. Het succes van haar inspanningen deed ze uit de boeken in de presentatie. Evert de Rijke van Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard lichtte toe hoe kennis gewaarborgd wordt met behulp van het kennissysteem in TOPdesk. Hij legde uit hoe het kennissysteem is ingericht en hoe de procedures zijn beschreven.
“De exclusieve dag was een primeur, en ik ben heel blij met de uitkomst.”
Nieuw dit jaar was de exclusieve TOPdesk on Tour dag. Op deze dag waren er negen presentaties van gastsprekers bij de vier thema’s Business IT Alignment, Compliancy, Regievoering bij sourcing en Organisatorische inrichting van de dienstverlening.
Een van de meest gewaardeerde presentaties was die van Glynn Timmins van Smurfit Kappa Group. Bij het thema Compliancy vertelde hij hoe Wijzigingsbeheer hen helpt te voldoen aan de strenge eisen van de Sarbanes Oxley Act. Door middel van concrete voorbeelden en aanbevelingen deelde hij erg nuttige ervaringen.
Een andere populaire presentatie ging over Regievoering bij sourcing. Frank Willems van Twijnstra Gudde vertelde hoe de rol van de ICT-organisatie verandert en hoe een veranderaanpak helpt bij het beheersen van de regievoering van sourcing. Kirsten Crown: “De exclusieve dag was een primeur, en ik ben heel blij met de uitkomst. De sprekers waren echt het neusje van de zalm en bespraken belangrijke thema’s. Dit was de eerste dag waarbij de onderwerpen niets met TOPdesk te maken hadden, dus we waren benieuwd hoe het zou gaan.”
De dagen werden afgesloten met netwerkgroepen. Deze discussiegroepen boden de bezoekers de gelegenheid om de thema’s van de dag door te nemen en ervaringen uit het werkgebied uit te wisselen.
Kirsten Crown: “We hebben er bewust voor gekozen om deze groepen niet te thematiseren of in te delen naar de vakgebieden van de deelnemers. Uit de enquête die naar alle bezoekers is gestuurd bleek dat sommige klanten juist wel behoefte hadden om met soortgelijke klanten aan tafel te zitten. Bij de volgende TOPdesk on Tour zullen we dus bekijken of we dat organisatorisch anders kunnen aanpakken.”
Volgend jaar organiseert Kirsten Crown met haar collega’s weer een symposium. In 2010 staat dan weer een TOPdesk on Tour gepland. Kirsten Crown: “We zullen net als dit jaar de dagen ophangen aan een thema, omdat dit heel goed werkte. Ik verwacht dat TOPdesk on Tour verder zal groeien. Voor onze klanten is het een goede gelegenheid om geïnformeerd te worden over nieuwe mogelijkheden en tips over hun modules te horen. Voor ons is het een leuke manier om met onze klanten in contact te komen en te horen waar zij behoefte aan hebben.”
Leave a comment