TOPdesk module uitgelicht: Operationeel Beheer
“Wat doe ik met veelvoorkomende activiteiten in mijn organisatie? Waar registreer ik beheertaken die regelmatig terugkeren? En hoe plan ik deze werkzaamheden opnieuw in?”
De laatste jaren waren dit veelgehoorde vragen op onze helpdesk. Voor TOPdesk was dit het startsignaal om de verschillende wensen eens goed onder de loep te nemen en te beginnen aan de ontwikkeling van een nieuwe module.
Er zijn talloze werkzaamheden die regelmatig terugkeren binnen organisaties. Dit kunnen activiteiten zijn die gericht zijn op het beheer van ICT-voorzieningen, zoals preventief onderhoud aan computers of het maken van back-ups. Te denken valt ook aan het reguliere onderhoud van niet-ICT-gerelateerde bedrijfsmiddelen, zoals de schoonmaak van de koffieautomaten of schilderwerk aan het gebouw. Ook eenmalige activiteiten, zoals het vervangen van het aircosysteem, vallen hieronder.
Deze activiteiten, hoe verschillend ze ook zijn, hebben uiteindelijk hetzelfde doel: de preventie van toekomstige problemen. Ze worden ook wel operationele beheertaken genoemd. Waar incidentbeheer zich bezig houdt met het oplossen van problemen, is operationeel beheer gericht op het onderhoud van bedrijfsmiddelen en het voorkomen van toekomstige problemen.
Het is belangrijk dat deze operationele taken goed geregistreerd worden. Beheerders willen informatie kunnen registeren over de taken, zoals wanneer, hoe vaak en door wie ze uitgevoerd worden. Ook willen ze hun medewerkers op de hoogte kunnen stellen van de aan hen toegewezen activiteiten. Het bespaart beheerders veel tijd als ze periodieke activiteiten meer dan één keer in kunnen plannen. Betrokkenen hebben ook behoefte aan een overzicht van de ingeplande taken, bijvoorbeeld om te kunnen controleren of de activiteiten op tijd worden uitgevoerd. Verder is het van belang om bij te houden hoeveel tijd en kosten de organisatie kwijt is aan preventief beheer.
TOPdesk is in 2004 begonnen aan de ontwikkeling van de Operationeel beheermodule. Binnenkort komt de 3.7-versie uit. Hierin is een aantal belangrijke verbeteringen opgenomen, zoals registratie van de tijd en kosten, uitgebreide rapportagemogelijkheden en een duidelijk grafisch overzicht van de planning. Met deze extra mogelijkheden maakt de module het operationeel beheer nog beter beheerbaar.
Steeds meer organisaties zien het belang in van operationeel beheer. Dit is niet zo vreemd. Operationele werkzaamheden maken namelijk al een vast onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering. Deze preventieve onderhoudstaken worden vaak bij verschillende processen ondergebracht. Met Operationeel beheer brengt u al deze taken in één proces onder waardoor planning, uitvoering en bewaking van alle beheertaken vanuit één helder overzicht gecoördineerd worden. (CS)
Module Operationeel Beheer:
+ Eén proces voor alle activiteiten die te maken hebben met preventie en onderhoud
+ Inzicht in hoe vaak, wanneer en door wie de taken worden uitgevoerd
+ Via een to-do lijst verantwoordelijken attenderen op uit te voeren werkzaamheden
+ Onderverdeling van grotere beheertrajecten in fasen en activiteiten
+ Grafisch overzicht van de planning van alle beheeractiviteiten
+ Eenvoudige koppeling met items uit configuratiebeheer
+ Minder problemen door preventief beheer
Leave a comment