Summer Internship
Deze zomer barstte het kantoor van TOPdesk in Delft bijna uit zijn voegen: ongeveer vijftig studenten van de Technische Universiteit Delft gebruikten hun vakantie om vier weken stage te lopen bij TOPdesk. De studenten namen deel aan het inmiddels legendarische jaarlijkse TOPdesk Summer Internship.
Out-of-the-box
De studenten hebben zich bezig gehouden met projecten waar normaal gesproken niet aan toegekomen wordt. Door de frisse wind en het out-of-the-box denken ontstonden er innovatieve ideeën. En de studenten konden natuurlijk wat extra geld verdienen. De teams die tijdelijk werden versterkt door studenten zijn Verkoop, Helpdesk en Ontwikkeling.
Verkoop
De studenten die bij Verkoop aan de slag gingen hebben onder klanten gepeild naar hun tevredenheid over TOPdesk en haar diensten. De feedback van de klanten wordt gebruikt om de dienstverlening beter af te stemmen op de klant. Maar ook potentiële klanten werden door de zomerverkopers geïnformeerd over de producten en diensten van TOPdesk. Niet alleen in Nederland, maar ook daarbuiten. In België is de facilitaire markt betreden door de studenten. Dit vanwege de Vakbeurs Facilitair die recentelijk in Leuven plaatsvond. En in hun beste Engels hebben de ‘summer interns’ contact gezocht met potentiële klanten in het verre Canada.
Filmpjes
Ook de Helpdesk bij TOPdesk kreeg bezoek van enkele studenten. Een deel van deze zomerhelpdesk-medewerkers heeft zich gestort op een onderzoek over de klanttevredenheid. Uit hun onderzoek bleek dat klanten vooral erg tevreden zijn over de telefonische dienstverlening van de Helpdesk (gewaardeerd met een 8,2), maar bleek ook dat het Kennissysteem op het TOPdesk-extranet aan een reorganisatie toe is. Deze reorganisatie werd door de studenten vormgegeven met onder andere video tutorials. In deze korte filmpjes krijgen klanten op toegankelijke wijze de oplossing voor een probleem uitgelegd. Een andere groep studenten heeft zich beziggehouden met een algemene revisie van de Kennisitems op het TOPdesk Extranet. Resultaat: een opgefrist Kennissysteem met een volledig nieuwe categorisatie van de meestgestelde vragen, een betere vindbaarheid van de items, en leuke video-instructies.
Gemakkelijk databasefouten identificeren
De deuren van de afdeling Ontwikkeling stonden ook open voor studenten, met als doel om jonge ontwikkelaars een kans te geven zich uit te leven en innovatieve input te verkrijgen. De aspirant-ontwikkelaars gingen in groepjes van twee aan de slag. Een van de duo’s heeft zich gestort op het ontwikkelen van een ‘database-structuurvergelijker’. Hiermee kan een databasefout via een URL-aansturing gedetecteerd worden en in een XML-bestandje naar de Helpdesk wordt gezonden. Voorheen was het zo dat klanten met databaseproblemen de gehele database naar de Helpdesk moesten sturen. Verder hebben de zomerontwikkelaars gekeken naar de integratiemogelijkheden van TOPdesk met andere toepassingen, zoals Outlook en AutoCAD. Bij het organiseren van conferenties en vergaderingen is het handig om bij bijvoorbeeld het reserveren van een ruimte ook meteen een link te hebben met de agenda van Outlook. Eerste stappen werden ook ondernomen om te kijken hoe een integratie met AutoCAD in de toekomst eruit zou kunnen zien. Een koppeling met dit programma zou in de module Huisvestingsbeheer heel nuttig kunnen zijn om aanvullende gegevens of plattegronden voor locaties te importeren.
In de toekomst?
Al met al was dit wederom een zeer vruchtbare samenwerking. De studenten hebben het erg naar hun zin gehad; sommigen zijn zelfs blijven hangen en hebben een parttime baan aangeboden gekregen. De vele originele input wordt momenteel naar de praktijk vertaald. Ideeën die de dienstverlening van TOPdesk ten goede zullen komen.
Leave a comment