P&O-workflows in TOPdesk
Onder het motto ‘Practice what you preach’ zet het P&O-team van TOPdesk onze software nu al enkele jaren in om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. En met succes: de tevredenheid van de TOPdesk-werknemers over hun bedrijf en de P&O-afdeling is zo groot, dat TOPdesk in 2008 tot de leukste werkgever van Nederland werd verkozen. In dit artikel bespreken we aan de hand van ons eigen P&O-team HR-processen die door de inzet van TOPdesk gestroomlijnd worden.
“Het workflow-systeem van de software is hierbij de basis om onze werkzaamheden nauwkeurig en op tijd te kunnen uitvoeren”, zegt Rik Prins, hoofd P&O bij TOPdesk.
Aanvragen betrouwbaar afhandelen
“We krijgen op de P&O-afdeling elke maand tientallen e-mails met aanvragen binnen”, vertelt Rik. “Dit kunnen verzoeken voor informatie zijn, bijvoorbeeld over het opleidingsbudget dat TOPdesk zijn werknemers ter beschikking stelt, maar ook aanvragen voor contractwijzigingen.”
Via de mailimportmodule worden deze aanvragen in het incidentbeheer van TOPdesk geregistreerd. Deze procedure heeft er bij P&O voor gezorgd dat de afhandeling van aanvragen gestructureerder en betrouwbaarder is geworden. Rik: “Aanvragen die uitgebreider onderzoek vragen, kunnen we in TOPdesk makkelijk prioriteren. Het grote voordeel van incidenten tegenover e-mails is bovendien dat je een status en een behandelaar kan aanwijzen. Daardoor kunnen verzoeken nooit vergeten worden of, erger nog, kwijtraken.” Ook kan je met TOPdesk een verzoek inplannen dat in de toekomst afgehandeld moet worden. Bijvoorbeeld wanneer een e-mail binnen komt met de mededeling ‘Ik ga over twee maanden verhuizen en dit is mijn nieuwe adres’. “Wij willen de loonstroken op het juiste moment naar het nieuwe adres versturen. In dit geval betekent dat dat de adreswijziging pas over zes weken doorgevoerd kan worden in de administratie. Ter herinnering verstuurt het systeem dan automatisch een berichtje.”
Beheer van apparatuur bij in- en uitdiensttredingen
Bij in- en uitdiensttredingen ligt er ook een taak voor P&O. Zij moeten er op toezien dat personeelspecifieke middelen zoals laptops en toegangspassen uitgegeven of ingenomen worden. “Voordat iemand in dienst kan treden, moeten er onder de motorkap nog veel activiteiten gedaan worden die door verschillende mensen worden uitgevoerd,” zegt Rik. “Denk hierbij aan het aanmaken van inlogaccounts, het bestellen van hardware, het plannen van het inwerktraject en het maken van een foto voor het bedrijfssmoelenboek. Nu we TOPdesk gebruiken, hoeft hiervoor niet meer veel te gebeuren. Alle acties volgen direct uit de melding.” Bij uitdiensttreding verloopt het proces de omgekeerde weg. De verantwoordelijke P&O-medewerker draait een rapport uit en heeft meteen een overzicht van de objecten die bij een werknemer horen.
Effectief werven
Binnen de organisatie TOPdesk wordt onze software vanwege de brede mogelijheden niet alleen gebruikt om administrative mutaties door te voeren en collega’s zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Ook sommige wervingstaken worden inmiddels met behulp van TOPdesk ondersteund. “We gebruiken de module Enquêtebeheer om wervingsinformatie bij collega’s te achterhalen. In de zogenaamde ‘startersenquête’ bijvoorbeeld informeren wij bij eerstejaarsmedewerkers wat hun criteria waren bij hun baankeuze. Die informatie kunnen we dan weer meenemen in onze wervingscampagnes”, zegt Rik.
Transparente administratie
Een prettig neveneffect van TOPdesk, vindt Rik, is dat de administratie transparenter en meetbaarder is geworden. “Zo kunnen we beter aan de eisen van onze accountant voldoen. Hij wil zien dat het proces van salarisverhogingen en contractmutaties in orde is, bijvoorbeeld hoe de aanvraag verlopen is en wie hem heeft geautoriseerd. In TOPdesk is dit allemaal gedocumenteerd.”
Leave a comment