Module Uitgelicht: Configuratiebeheer
Configuratiebeheer, ook wel Middelenbeheer genoemd, vormt samen met Incidentbeheer (Meldingenbeheer) de basis van TOPdesk. Met Configuratiebeheer kunt u allerhande objecten en bedrijfsmiddelen binnen het bedrijf beheren. Maar wat zijn precies de mogelijkheden van de module? Om antwoord te geven op deze vraag nemen we deze veelzijdige module onder de loep.
Ook geven we tips en tricks om nog meer uit uw Configuratiebeheer te halen. Sommige van de hieronder genoemde opties zijn alleen beschikbaar in TOPdesk 4 Enterprise, maar het meeste is ook van toepassing op TOPdesk 3 lite en de TOPdesk 3 en 4 Professional.
Hoe vul ik snel mijn CMDB?
Een goed onderhouden Configuratie Management DataBase (CMDB) kan uw servicedesk veel tijd en geld besparen. Daardoor kunt u bijvoorbeeld in Incidentbeheer gemakkelijker signaleren welke bedrijfsmiddelen veel problemen geven. Het vullen van de CMDB kan echter veel tijd kosten. Om toch op een snelle manier de gegevens van uw bedrijfsmiddelen in TOPdesk te krijgen, biedt TOPdesk twee handige tools: TOPsis en de barcodescanneroplossing.
TOPsis
TOPsis is het scanprogramma dat standaard meegeleverd wordt met TOPdesk. Met TOPsis kunt u via het netwerk één of meerdere pc’s scannen op aanwezige hardware en software. Deze data wordt vervolgens opgeslagen op de betreffende kaarten. Eén optie is om op een vast tijdstip een netwerkscan uit te voeren; dan krijgt u de meest recente informatie tot uw beschikking van alle pc’s die op dat moment aanstaan. Een andere optie is om de pc’s te scannen bij het opstarten (in TOPdesk 3 heet dat scannen ‘via centrale opslag’); in dat geval haalt TOPsis de informatie op die de laatste keer dat de pc aanstond was opgeslagen. In TOPdesk 4 wordt deze informatie direct op de kaart opgeslagen. Meer informatie over TOPsis vindt u in de beheerhandleiding van TOPdesk.
Barcodescanner
Een ander handig hulpmiddel is de barcodescanneroplossing. Hiermee kunt u op gezette tijden een ronde maken door het gebouw, alle objecten en hun locatie scannen, en deze informatie doorvoeren in TOPdesk. TOPdesk is compatibel met de meeste modellen scanners, en de benodigde barcodestickers kunt u vanuit TOPdesk printen.
Hoe richt ik mijn CMDB handig in?
Bij het vullen van de CMDB komen er onvermijdelijk vragen over de inrichting ervan. Koppelen we objecten rechtstreeks aan een persoon, via een configuratie, of juist aan een locatie? Zetten we gegevens van de simkaart op de mobiele telefoonkaart of maken we hier een aparte kaart voor aan? Welke inrichting het best werkt, verschilt per bedrijf; het hangt sterk af van wat u met de bijgehouden gegevens wilt doen. Een consultant kan u helpen om uw ideale inrichting in kaart te brengen. Hieronder volgen een aantal overwegingen voor de inrichting van uw eigen CMDB.
Waarvoor kan ik een Configuratiekaart gebruiken?
Configuratiekaarten zijn vooral geschikt om meerdere objecten te groeperen die samen dezelfde mutaties ondergaan. Dit kan als volgt: objecten zijn gekoppeld aan een configuratie, en de configuratie is weer gekoppeld aan een persoon of locatie. Een serverrack met meerdere servers kan dan als volgt geregistreerd worden: meerdere Objectkaarten (servers) zijn gekoppeld aan één Configuratiekaart (de serverrack). Of in het geval van een pantry kunnen meerdere objecten (printer, koffieapparaat en koelkast) gekoppeld worden aan de configuratie ‘Pantry’. Voorheen werden Configuratiekaarten ook wel gebruikt voor bijvoorbeeld een pc-monitorcombinatie, maar sinds objecten ook aan elkaar kunnen worden gekoppeld is dat laatste vaak eenvoudiger.
Moet ik echt elk object registreren?
Registreren is nooit een doel op zich, altijd een middel. Doe dit alleen als u er baat bij heeft. Sommige organisaties kiezen ervoor niet elk object apart te registreren, maar alleen het aantal stuks. Dit kan handig zijn voor het registreren van bijvoorbeeld monitoren en typen bureaustoelen en tafels. Vaak is het bij dit soort objecten niet nodig om ze per stuk te nummeren en bij te houden. Op een Objectkaart kan dan een extra veld aangemaakt worden om het aantal bij te houden. Als u veel van dit soort objecten in uw organisatie heeft, of als er een groot verloop is, kunt u hiervoor ook de module Voorraad- en Bestelbeheer gebruiken.
Wel of geen object-persoon koppeling?
Objecten koppelen aan personen is handig als iemand dit object meeneemt wanneer hij van werkplek verhuist (bijv. een mobiele telefoon of een Blackberry). Een pc blijft echter meestal staan. Een pc koppelen aan een persoon zou veel meer mutaties met zich meebrengen, bijvoorbeeld als deze persoon van werkplek wisselt of uit dienst gaat. Dan is het efficiënter de objecten te koppelen aan de locatie.
En hoe houd mijn CMDB up-to-date?
Het vullen van de CMDB is één ding, maar deze up-to-date houden is minstens zo belangrijk. Dit laatste blijkt in de praktijk lastig, omdat het veel discipline vergt. Als bijvoorbeeld een pc afgeschreven wordt, moet dit direct aangepast worden in de CMDB, en nieuwe pc’s moeten gelijk bij binnenkomst vastgelegd worden, nog vóór ze uitgegeven worden. Bij meerdere gelijksoortige producten kan de kopieerknop een handig hulpmiddel zijn.
Het is aan te raden om één of twee personen verantwoordelijk te stellen voor het bijhouden van de CMDB; het blijkt contraproductief wanneer meer dan twee mensen deze taak op zich nemen. Het is wel belangrijk dat zij zelf het nut van het werk inzien. Bij een achterstand van de CMDB kunnen zij een controleactie ondernemen. Als de achterstand erg groot is, is het handig om de CMDB zelfs opnieuw te vullen.
Overige tips
- Wanneer de informatie in uw CMDB accuraat is, kunt u in TOPdesk ook goede rapportages maken, waaruit u waardevolle informatie kunt halen. Deze rapporten kunt u genereren onder de menu-optie ‘Rapporten > Rapportmagiërs’.
- Kijkt u ook eens naar de systeeminstellingen voor configuraties en objecten. Hierin vindt u allerlei extra opties die voor u wellicht van nut kunnen zijn, zoals het bijhouden van leaseinformatie, automatisch nummeren en extra informatie over onderhoud.
- Voor het veld ‘Type’ op een Objectkaart is het zowel mogelijk om een waarde te kiezen uit een dropdown-lijstje als om zelf een waarde in te typen. Dit is zo ingesteld omdat er vaak veel verschillende typen van een bepaald product zijn en bijkomen, en het voor de beheerder veel werk is om elk nieuw type toe te voegen in Opzoeklijstenbeheer. De handmatig ingevoerde waarden worden automatisch opgenomen in het dropdown-lijstje. Als het voor uw organisatie echter handig is dat de gebruiker niet zelf een waarde kan invullen, kunt u de optie ‘Type alleen kiesbaar uit vaste lijst’ activeren in Instellingenbeheer. Hiermee krijgen gebruikers een vaste opzoeklijst tot hun beschikking, die beheerd wordt in Opzoeklijstenbeheer. Dit is minder flexibel, maar verhoogt de uniformiteit van de gegevens en verkleint de kans op typfouten.
- De module Configuratiebeheer kan in hoge mate zelf ingericht worden. Met de optie ‘Vrije Velden’ kunnen extra velden toegevoegd worden op een Objectkaart, waarover in de meeste gevallen gerapporteerd kan worden. In TOPdesk Enterprise en Professional heeft u ook de mogelijkheid extra objectsoorten aan te maken, de zogenoemde ‘vrije objecten’. Dit stelt u in staat om naast vaste waarden als hardware, software en telefonie uw eigen objectsoort te definiëren, van wagenpark en sleutels tot installaties en planten.