ICT of FZ: Wie wordt straks jouw baas?
Onder het mom van verhoogde efficiency gaan de afdelingen ICT en Faciltaire Zaken steeds nauwer samenwerken. Soms worden ze zelfs helemaal samengevoegd tot één ondersteunende afdeling. Dat laatste brengt de vraag met zich mee: wie gaat die nieuwe afdeling dan leiden? We vroegen het aan consultant Renske van der Heide en accountmanager Martin Beijering, beiden werkzaam bij TOPdesk.
Hoe kijken ICT’er en FZ’ers tegen het vraagstuk aan?
Martin Beijering: “Het is wel een bezorgdheid die leeft onder ICT’ers en facilitair medewerkers. Ik heb gastcolleges gegeven aan zowel ICT- als Facility Management-studenten, en bij beide opleidingen kwam die vraag naar voren toen het over samenvoegen ging. Een student Facility Management vroeg: ‘Als een ICT’er mijn baas wordt, gaat die dan wel mijn problemen snappen?’ En andersom geldt precies hetzelfde: ICT’ers zijn wat terughoudend als het gaat om een facilitair medewerker als hun afdelingshoofd.”
Dus wie wordt het? ICT of FZ?
Martin Beijering: “Van welke afdeling het nieuwe hoofd komt, is niet het belangrijkst. Ik denk dat de daadkracht en volwassenheid van de manager doorslaggevend zijn voor wie het nieuwe hoofd wordt. Wie kan en durft de leiding naar zich toe te trekken? En wat is de reputatie van die persoon? Heeft het hoofd ICT bijvoorbeeld een of twee keer een datamigratieproject laten mislukken, dan komt hij minder snel in aanmerking dan de facilitair manager die een grote verhuizing op tijd en binnen budget heeft opgeleverd. Daarnaast is het belangrijk dat hij of zij geliefd is bij de werknemers, dat het een people manager is – ze moeten willen werken voor de baas, anders kom je nergens.”
Renske van der Heide: “Een klant vertelde mij laatst dat ze hun facilitaire en ICT-afdeling gingen samenvoegen, en vroeg mij wie deze nieuwe afdeling zou moeten gaan leiden. Ik ben van mening dat het vooral iemand moet zijn die geschikt is voor de functie – of die persoon hiervoor nou bij FZ of ICT heeft gewerkt. Je moet iemand hebben die de communicatie tussen personen en afdelingen begeleidt, afspraken met klanten en leveranciers beheert en iemand die sociaal vaardig is. Bij een reorganisatie komen nieuwe functies vrij, en het teamhoofd moet zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek terechtkomen.”
Martin Beijering: “Er is ook wat voor te zeggen om niet het hoofd van ICT of FZ de nieuwe manager te laten zijn, maar een derde persoon. Iemand die niet uit een van de twee afdelingen afkomstig is. Dan omzeil je het probleem dat ICT’ers bang zijn dat een facilitair medewerker hun baas gaat worden, of andersom.”
Maakt het dan helemaal niet uit van welke afdeling het nieuwe hoofd komt?
Renske van der Heide: “Nou, je zou kunnen zeggen dat een facilitair manager al over een aantal kwaliteiten beschikt die belangrijk zijn voor het afdelingshoofd. Een facilitair manager is over het algemeen erg dienstgericht. Hij of zij heeft altijd voor ogen wat het doel is van zijn werk, namelijk om te zorgen dat zijn klanten aan het werk kunnen. Je levert bijvoorbeeld geen stoel, maar een plek om te werken. Het maakt hem dan minder uit of je iets een ‘incident’ of een ‘change’ noemt, en of je je doel via procedure A, B of C bereikt.
Daarnaast heeft een facilitair manager veel ervaring met externe partijen. Taken als veiligheid, schoonmaak, catering en electriciteit worden vaak uitbesteed, en een facilitair manager is dus gewend te werken met leveranciers en contractwerk. Je zou kunnen zeggen dat de dienstverlening van FZ daardoor volwassener is.”
Martin Beijering: “Het argument ‘volwassenheid’ kan op twee manieren uitgelegd worden. Volgens het Angelsaksische model geldt: hoe volwassener de markt, hoe meer werk uitbesteed wordt. Een facilitaire afdeling besteedt veel uit, dus zou je in dat opzicht inderdaad volwassener kunnen noemen. Maar je kan ook stellen dat juist de ICT-afdeling over het algemeen volwassener is. Dan heb je het met name over het procesmatig werken en de ondersteunende software. De ICT-wereld is al vanaf de jaren tachtig erg procesgericht ingesteld, en de software voor ICT-ondersteuning is vaak geavanceerder dan voor facilitaire toepassingen – alhoewel FZ op beide vlakken een sterke ontwikkeling doormaakt. Een ICT-manager heeft vaak meer ervaring met procesmatig werken en de ondersteunende software, dus wat dat betreft zou je hem als volwassener kunnen beschouwen.”
En de klant, bij wat voor teamhoofd is die het meest gebaat?
Renske van der Heide: “Wie het hoofd van die nieuwe afdeling wordt, dat maakt uiteindelijk voor de klant weinig uit. Die is vooral blij dat hij niet meer na hoeft te denken of hij met zijn kapotte telefoon nu ICT of FZ moet bellen. Hij krijgt één contactpunt waar hij al zijn meldingen kan doen.”
Leave a comment