Huisvestingsbeheer
Aan de basis van een goed huisvestingsbeheer staat een goede registratie van uw huisvesting. Alleen dan kunt u strategische, financiële, beheers- en onderhoudsplannen goed uitvoeren.
Met de TOPdeskmodule Huisvestingsbeheer registreert u al uw gebouwen, terreinen en stallingen met gedetailleerde specificaties.
Beheren van huisvesting
Het beheren van huisvestingsmiddelen behoort tot de kerntaken van facilitaire organisaties. Allerlei processen zijn van toepassing op de huisvestingsmiddelen: ruimtebeheer, vastgoedbeheer, operationele taken, groot en klein onderhoud, schoonmaak, meerjarenplanning, reparaties, etc. Het beheren, registreren en inzichtelijk maken van informatie is daarom een belangrijke taak.
Registratie van relevante gegevens
De inrichting van de module Huisvestingsbeheer in TOPdesk is gebaseerd op de normen NeN 2748 en NeN 2580. TOPdesk maakt onderscheid tussen gebouwen, terrein en stallingen. Op deze kaarten worden belangrijke gegevens geregistreerd die hulp bieden bij dagelijkse werkzaamheden en rapportages en KPI’s. Relevante gegevens, zoals de capaciteit en opstelling van een ruimte of oppervlaktes en afwerking van de ruimte, zijn direct beschikbaar om bijvoorbeeld planningen te kunnen maken voor onderhoud, het afsluiten van contracten met leveranciers of het doorvoeren van wijzigingen in de infrastructuur.
Inzage
Bij het huisvestingsbeheer komen veel activiteiten en disciplines kijken. Overzicht behouden over welke activiteiten er gepland zijn en wie deze uitvoeren is een grote uitdaging. Aan de ene kant moeten dagelijkse werkzaamheden daarom goed aangestuurd worden. In TOPdesk gebeurt dat door een zogenaamd workflow management waarmee direct duidelijk wie er verantwoordelijk is voor welke taak. Aan de hand van werkorders worden de juiste personen op pad gestuurd voor het uitvoeren van taken. Aan de andere kant is inzicht krijgen in operationele taken en gebeurtenissen essentieel om tactische en strategische beslissingen te kunnen nemen. Rapportages en KPI’s kunnen hierbij ondersteunen. De in TOPdesk geregistreerde gegevens
kunnen gepresenteerd worden in heldere managementrapportages.
Integratie met andere processen
Huisvestingsbeheer werkt samen met alle overige beschikbare procesmodules in TOPdesk. Hierdoor is het plannen en bewaken van dagelijkse werkzaamheden eenvoudig. Door deze integratie is er altijd direct inzage in welke meldingen, contracten, reserveringen, bezettingsgraad, personen of bedrijfsmiddelen betrokken zijn (geweest) bij de ruimte.
De module Huisvestingsbeheer is leverbaar voor TOPdesk Enterprise. Voor meer informatie kunt u telefonisch contact opnemen via (015) 270 09 00 of e-mailen naar info@topdesk.nl.
Leave a comment