HRM-afdeling FloraHolland gaat voor efficiëntie
Voor de HRM-medewerkers van FloraHolland is er het afgelopen jaar veel veranderd. Na een bedrijfsbrede reorganisatie is het HRM Service Centrum van FloraHolland sinds november 2009 een feit. Vanuit de hoofdvestiging in Aalsmeer ondersteunen zij nu alle 4.400 medewerkers van de zes vestigingen van FloraHolland.
De bloemenveiling van FloraHolland in Aalsmeer is erg indrukwekkend. Met een hallencomplex van één miljoen vierkante meters (165 voetbalvelden) is dit het grootste handelsgebouw ter wereld. Iedere ochtend worden er twintig miljoen bloemen en meer dan twee miljoen planten verhandeld. Vrachtwagens vol gerbera’s, tulpen, rozen en talloze andere bloemen en planten rijden af en aan. De veilinghal is een mierenhoop van fleurige karretjes.
Naast de enorme hallen zit het kantoorgedeelte. De verse bloemengeur hangt in de gangen, bloemenschilderijen sieren de muren en ook de ruimtes zijn naar flora genoemd. In de kamer ‘Anemoon’ vertellen Tim Holtkamp, Joeri Keevel en Bart Wijnen over de grote verandering die FloraHolland de afgelopen tijd heeft doorgemaakt, die heeft geleid tot het nieuwe HRM Service Centrum (HSC).
HRM moet efficiënter
Twee jaar geleden zijn de zes grote bloemenveilingen van Nederland samengebracht onder de naam FloraHolland. Daarmee hebben zij 98% van de bloemomzet van Nederland in handen. “Het is veel werk om al deze vestigingen te harmoniseren,” vertelt Bart Wijnen, projectleider bij het HSC. “Als alle medewerkers onder één organisatie vallen, is het nogal omslachtig om zes verschillende HRM-afdelingen te hebben. We besloten dat we efficiënter moesten gaan werken.”
In 2009 is FloraHolland begonnen met de herinrichting van de HRM-afdeling. “Voorheen had iedere vestiging een eigen HRM-balie met eigen HRM-medewerkers. Daardoor bestonden er lokale uitwerkingen van het personeelsbeleid,” vertelt Bart Wijnen. Nadat regelingen zoals de CAO eenduidig waren ingericht, is de knoop doorgehakt: er zou één centrale HRM-afdeling komen in Aalsmeer.
De herinrichting van de HRM-afdeling bracht veel opschudding met zich mee. “Efficiënter werken betekent ook dat er minder mensen nodig zijn. HRM-medewerkers bij andere vestigingen hebben een andere functie gezocht binnen FloraHolland of zijn op zoek gegaan naar ander werk,” aldus Tim Holtkamp, applicatiebeheerder bij het HSC. Toch vindt hij de sfeer onder de medewerkers nog steeds goed: “FloraHolland is een sociaal bedrijf en vooral de HRM-afdeling is heel gezellig. Er heerst een goede, informele sfeer.”
Alles centraal met TOPdesk
Het opstarten van één centraal HRM Service Centrum bestond uit zes deeltrajecten, waaronder het centraliseren van alle HRM-gegevens. “Om alle gegevens op één locatie te kunnen beheren was een servicemanagement-tool nodig,” aldus Tim Holtkamp.
Hij vertelt dat het traject van de TOPdesk-implementatie soepel is verlopen. “De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) werkte al met TOPdesk. Voor deze implementatie waren al veel aspecten van de werkprocessen in kaart gebracht. TOPdesk was al bekend met de werking van onze organisatie, daardoor konden wij aanhaken bij de processen die voor I&A waren vastgelegd. Dat scheelde veel tijd bij dit deeltraject. Alle deadlines zijn dan ook gehaald.”
Wat ook bijdroeg aan het soepele verloop was de intensieve samenwerking met de TOPdesk-consultant, vertelt Bart Wijnen: “Het was erg prettig om gedurende het project één aanspreekpunt te hebben, van begin tot eind.”
Het HSC in de praktijk
De voor I&A beschreven processen konden niet klakkeloos worden overgenomen. Bart Wijnen projectleider bij het HSC: “HRM is heel breed, de vragen die je binnenkrijgt zijn niet zo eenvoudig te categoriseren als meldingen over bijvoorbeeld een defecte printer. Het zijn combinatievragen, die kun je niet als standaardvragen behandelen.” Vandaar dat het HSC alle vragen via TOPdesk opvangt en vervolgens over de verschillende clusters verdeelt. De huidige HRM-afdeling bestaat uit twaalf clusters die allemaal een eigen specialisme hebben, zoals de personeels- of salarisadministratie. Van deze onderverdeling merkt de klant niets, die hoeft alleen een vraag of melding naar het HSC te sturen en daar wordt dit doorgespeeld naar de juiste personen.
Niet iedereen was even enthousiast over de oprichting van het HSC. Joeri Keevel, helpdeskmedewerker, vertelt: “Een reorganisatie is altijd moeilijk, en dat geldt ook voor de automatisering van HRM-processen. Er wordt vaak gezegd dat HRM niet via tools kan werken, omdat het uiteindelijk gaat om een proces tussen mensen. Toch zijn we er nu achter gekomen dat bepaalde zaken prima digitaal kunnen worden afgehandeld.”
Iedereen op de hoogte
De leidinggevenden van FloraHolland fungeren als doorgeefluik voor hun afdeling: zij geven alle vragen en verzoeken van hun medewerkers door aan het HSC. “Hierdoor is HRM meer in de lijn gebracht en is er meer grip op het algehele proces,” vertelt Bart Wijnen. “Je houdt het overzicht. Als in TOPdesk bijvoorbeeld blijkt dat er veel vragen zijn over de pensioenregelingen, dan kunnen we daar een nieuwsbrief aan wijden.”
De leidinggevenden zelf blijven ook via TOPdesk op de hoogte. Tim Holtkamp: “Ze kunnen zelf in de SelfServiceDesk zien hoe het met hun verzoeken staat. We hebben met rechten en rollen ingesteld dat ze niet zelf verzoeken kunnen wijzigen. Ze kunnen dus niet overal bij, maar blijven wel op de hoogte van wat voor hen belangrijk is.”
En nu verder?
De reorganisatie is voor het grootste deel gerealiseerd. Vanaf mei 2010 moet alles centraal geregeld worden. Joeri Keevel: “In de komende maanden gaan we alles wat we in de systemen hebben vastgelegd ook echt toepassen. We hebben bij TOPdesk twee trainingen gevolgd om beter inzicht in onze processen te krijgen en in het systeem is een aantal standaardoplossingen vastgelegd. Nu kunnen we echt beginnen.”
Op de TOPdesk-website vindt u meer informatie over TOPdesk voor HRM.
Leave a comment