Gedoneerde pc’s voor Afrika
Het voelde als een avontuur. TOPdesk-consultant Nienke de Wilde reisde vorig jaar naar Kenia en Tanzania voor een upgrade bij Stichting Viafrica. Deze stichting verscheept gedoneerde hardware naar scholen in Kenia en Tanzania en zorgt ervoor dat de leraren en leerlingen daar met de apparatuur kunnen werken. Nienke doet verslag van een bijzondere implementatie.
Zaterdagavond 12 september landde ik op Kilimanjaro Airport in Tanzania met een koffer vol met kleren, maar ook met TOPdesk-handleidingen, muismatten en wuppies. Die ochtend was ik uit Nederland vertrokken voor een drieweekse ‘missie’ in Tanzania en Kenia voor de Nederlandse stichting Viafrica. De bedoeling was dat ik als consultant voor hun kantoren in Moshi (Tanzania) en Nairobi (Kenia) TOPdesk zou inrichten en de gebruikers zou opleiden. Mijn reisgenoot voor deze missie was Bert Mosterd, de boekhouder van Viafrica.
Mijn samenwerking met Viafrica is begonnen in mei 2008. Toen heb ik samen met Joost Dam, de directeur van de stichting, TOPdesk Professional ingericht voor het gebruik in hun kantoren in Kenia en Tanzania. Stichting Viafrica is een Nederlandse stichting die gedoneerde hardware naar deze landen verscheept. Deze hardware wordt, gecombineerd met onder andere trainingen voor docenten, ingezet om lokale scholen te ondersteunen in het ICT-onderwijs. Dit project heet CLASSworks en wordt uitgevoerd door twee lokale afdelingen in Kenia en Tanzania die als zelfstandige vestigingen opereren.
Viafrica gebruikt TOPdesk om informatie over de scholen te registreren en de vragen en aanvragen van die scholen of van andere klanten bij te houden. Daarnaast zetten ze het configuratie- en voorraadbeheer in om de aanwezige voorraad bij te houden en om te kunnen zien welke hardware ze aan de scholen uitgeleverd hebben.
De laatste tijd was het gebruik van TOPdesk op de locaties niet meer optimaal, onder andere door personeelwisselingen in de stichting. De gegevens in de databases waren niet up-to-date en het was voor Joost Dam lastig om vanuit Nederland de voorraden te raadplegen of informatie over de scholen op te vragen. De lokale manager in Moshi, Erwin Groeneveld, wilde TOPdesk graag weer meer gebruiken om makkelijker aan zowel operationele informatie als informatie voor donateurs te kunnen komen.
Moshi, Tanzania
Ons ontvangstcomité op het vliegveld bestond uit Thomas Anael, de directeur en salesmanager van de Viafrica-vestiging in Moshi. Thomas is al vanaf het begin betrokken bij Viafrica en heeft samen met Joost het kantoor in Tanzania opgezet. In beide kantoren is een salesafdeling opgericht om minder afhankelijk te zijn van donaties uit Nederland.
Onderweg van het vliegveld naar Moshi probeerde ik de omgeving in me op te nemen. Inmiddels was het al donker, dus behalve de luchtspots van de lokale discotheek en een overdadige sterrenhemel was er weinig te zien. We werden naar een huis gebracht dat op hetzelfde stuk grond stond als het kantoor van Viafrica. Dat huis is als gastenverblijf gehuurd omdat er vaker mensen voor Viafrica in Tanzania verblijven.
Nadat we de zondag geacclimatiseerd waren, begonnen we maandag met hetgeen waarvoor we gekomen waren. Bert had als taak om de administratieve medewerkers bij te spijkeren op het gebied van boekhouden en financiële administratie. Voor mijn deel van de missie – het inrichten van TOPdesk, inventariseren van de hardware en het instrueren van de gebruikers – had ik in Nederland al veel voorbereid.
SaaS en stroomuitval
Nadat Viafrica had aangegeven TOPdesk beter te willen gebruiken, ben ik een aantal malen naar Amsterdam geweest om met onder andere Joost Dam te kijken hoe we dit project aan zouden pakken. Al snel bleek dat de huidige opzet, twee TOPdesk 3-installaties op locatie, eigenlijk niet meer voldeed.
Om ervoor te zorgen dat Viafrica zo min mogelijk beheer zelf hoeft te doen, maar de applicatie toch door de vestigingen in de verschillende landen gebruikt kan worden, hebben we gekozen voor een SaaS-omgeving.
Voor vertrek had ik de SaaS-omgeving al zoveel mogelijk ingericht met gegevens uit de vorige implementatie en een kopie van de Tanzania-database. In Moshi had ik twee weken om TOPdesk verder in te richten, de gegevens zoveel mogelijk up-to-date te krijgen en opleidingen te verzorgen. Voordat ik hiermee kon beginnen moest ik eerst de processen binnen de stichting duidelijk krijgen. Samen met Erwin en Thomas heb ik gekeken naar vragen als: wie gaan incidenten registreren? Welke categorisatie wil je gaan gebruiken? Welke rapportages wil je uitdraaien? Van welke items wil je de voorraad bijhouden en hoe wil je het configuratiebeheer inrichten?
"Omdat er geen stroom was, kon iedereen meehelpen met het versjouwen van pc’s"
De informatiebehoefte van Viafrica bleek tweeledig. Aan de ene kant hebben de kantoren operationele informatie nodig: welke pc’s staan bij de scholen en wat is er de afgelopen maanden verkocht? Aan de andere kant is er behoefte aan informatie voor donateurs: wat is er gebeurd met de gedoneerde pc’s? Welk type scholen wordt er ondersteund? Hoeveel leerlingen en docenten zitten er op een school en hoeveel pc’s hebben zij gedoneerd gekregen?
We besloten de inrichting van TOPdesk zo simpel mogelijk te houden. Tijdens de eerste implementatie met Joost in Nederland hadden we er ook al voor gekozen om heel erg basic te beginnen. We wilden de drempel voor de gebruikers zo laag mogelijk houden en de kans van slagen zo groot mogelijk maken. In Moshi hebben we de inrichting nog extremer vereenvoudigd. Alle registratie die geen toegevoegde waarde had, hebben we weggelaten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het bijhouden van de voorraad van een beperkt aantal artikelen, het in Incidentbeheer nog minder (sub)categorieën definiëren en het minimaliseren van verplichte velden.
Voordat ik met de betrokken partijen een aantal belangrijke keuzes gemaakt had, waren we wel een aantal dagen verder. En er zouden nog meer hindernissen volgen. In de twee weken dat ik in Moshi was, viel bijvoorbeeld de stroom vaak uit. Meestal was dit binnen een paar uur opgelost, maar het kon ook de hele dag duren. Daar kwam bij dat in de eerste week van mijn bezoek de implementatie bij vijf scholen afgerond moest worden. Dat betekende dat de technici hele dagen weg waren en dat Erwin zijn tijd nodig had om over de implementaties te rapporteren aan het Nederlandse kantoor.
Een schoolbus vol pc’s
Ik ben ook mee geweest naar een implementatie voor een school in Same, bijna twee uur rijden vanuit Moshi. Viafrica levert niet alleen de computers en monitoren voor de lokalen, maar ze zorgen ook voor een server, een printer en leggen een netwerk aan. De school moet wel een aantal zaken op orde hebben voordat ze in aanmerking komen voor zo’n CLASSworks-implementatie; ze moeten een lokaal tot hun beschikking hebben, beveiliging van het lokaal kunnen regelen en er moeten docenten beschikbaar zijn.
"Als je 20 pc’s in een schoolbus over onverharde wegen vervoert, gaat er wel eens wat stuk"
De school in Same had zelf eerder met een schoolbus de computers al opgehaald en wij zouden deze dag het netwerk aanleggen. Nadat we alles aangesloten hadden, konden we testen of de pc’s en monitoren inderdaad werkten. Alle pc’s worden gecontroleerd voordat ze aan de scholen worden meegegeven, maar als je 20 pc’s in een schoolbus over onverharde wegen vervoert, wil er nog wel eens wat stuk gaan. Toen de eerste kinderen in het lokaal plaatsnamen en met de computers aan de slag gingen, viel het me op hoe snel de meeste kinderen het oppakten. Volgens mij is er ook in Afrika een digitale generatie opgestaan.
Op safari
Het is verbazingwekkend om te merken hoe snel je weer aan een nieuw ritme went. Onze dagen in Moshi begonnen met een ontbijt buiten op onze veranda, rond negen uur liepen we naar kantoor en begonnen we aan de werkdag. Tussen de middag at iedereen in het kantoor mee met de heerlijke Tanzaniaanse warme lunch die op kantoor bereid werd. Deze lunch bestond uit rijst, groente, soms bonen en soms iets met vlees, veel sambal en vers fruit. Rond half zes sloten we de werkdag weer af op onze veranda met een biertje, een colaatje of een stoney tangawizi; een lokale gembersoda. In het weekend zijn we op safari geweest naar Lake Manyara en Tarangire National Park, twee prachtige parken niet ver van Moshi.
Nairobi, Kenia
De laatste week van onze ‘missie’ gingen we aan de slag in Nairobi en dat was in het begin wel even wennen. Helemaal vergeleken met het rustige, dorpse Moshi is Nairobi een grote zee van toeterende auto’s, muziek, gepimpte matatu’s en mensen die altijd onderweg lijken. Vooral de matatu’s, privébusjes die dienstdoen als openbaar vervoer, waren erg leuk om te zien. Allemaal beschilderd met portretten van rappers of filmsterren, uitgerust met LCD-schermen, harde muziek voor de passagiers en neonlichten binnen en buiten.
"Vergeleken met het rustige Moshi is Nairobi een grote zee van toeterende auto’s, muziek en gepimpte matatu’s"
Na een voorstelrondje werd gelijk gemeld dat we dinsdag en donderdag hoogstwaarschijnlijk geen stroom zouden hebben. Het hele land had te maken met droogte. Omdat waterenergie een belangrijk deel van de energie vertegenwoordigt, was er minder energie beschikbaar. De stad was dus op energierantsoen gezet om zo de energie eerlijk over de verschillende wijken te verdelen.
Na een dag wennen aan de nieuwe omgeving en de nieuwe mensen, zijn we begonnen met de inventarisatie van de aanwezige hardware. Hiervoor kwam het dan weer goed uit dat er geen stroom was, dat betekende namelijk dat iedereen kon meehelpen met het versjouwen van de pc’s, die tegen de muren opgestapeld stonden. Die hebben we vervolgens allemaal geïnventariseerd en genummerd.
Toen dit erop zat heb ik de TOPdesk-training gegeven. Net als in Tanzania deed ik dit met behulp van cases die ik met Erwin in Moshi had opgesteld. Het idee van de cases was dat het voor alle medewerkers van Viafrica duidelijk zou worden wat het nut is van TOPdesk. Bijvoorbeeld: er komt een klant langs met een volgens hem bij Viafrica gekochte pc, hoe controleer je dan of er nog garantie op deze pc zit en of hij wel echt bij Viafrica is aangeschaft?
Afscheid
De zaterdag daarop zaten we weer in het vliegtuig terug naar Nederland. De avond ervoor had ik afscheid genomen van de crew zoals dat in Nairobi gebruikelijk is: met veel eten, dansen en muziek. Terugkijkend merkte ik dat ik in het begin vooral onder de indruk was van de verschillen tussen de wereld waar ik vandaan kwam en de wereld waar ik nu voor drie weken mocht blijven. Veel stroomuitval, een ander levensritme en natuurlijk een compleet ander klimaat. Maar zodra je hier een beetje aan gewend bent – wat veel sneller gaat dan je zou verwachten – merk je vooral de overeenkomsten tussen deze twee werelden. Uiteindelijk zijn de mensen overal de drijvende kracht. Mensen die hard werken, naar school gaan, ’s avonds moe thuiskomen en in het weekend genieten van hun vrije tijd samen met vrienden en familie. En nu ook mensen die TOPdesk gebruiken om hun dagelijkse werkzaamheden een beetje efficiënter in te richten.
Nienke de Wilde is consultant bij TOPdesk. Sinds 2008 is zij betrokken bij de implementatie van TOPdesk bij Stichting Viafrica.
Reacties van betrokkenen
“De missie van Nienke in Tanzania heeft tot gevolg gehad dat Viafrica nu een systeem heeft waarmee we onze kernactiviteiten (het ondersteunen van onderwijsorganisaties met ICT-oplossingen) internationaal inzichtelijk hebben. Het is nu mogelijk om de actuele voorraden, uitstaande incidenten en taken per medewerker op elk moment te zien. Dit is een enorme stap voorwaarts in het professioneel ondersteunen van scholen in Afrika. We zijn enorm blij met de ondersteuning van TOPdesk en Nienke bij de implementatie hiervan.”
- Joost Dam, directeur Viafrica
“We were very happy to have a professional of TOPdesk in our office. We were working with TOPdesk before, but the very practical and energetic input, training and feedback was inspiring for everyone. The result is a Viafrica-office where everyone works with TOPdesk in their daily activities. It has become a vital part of everyone’s job. Also, the after-support of Nienke was and still is amazing. TOPdesk knows what support means. We thank you all a lot for making this happen!”
- Erwin Groeneveld, manager Viafrica Tanzania
Leave a comment