Column: Eenvoud is de sleutel
De wens om goed te kunnen rapporteren is een van de belangrijkste redenen om een FMIS- of servicemanagement-oplossing aan te schaffen. Een heel begrijpelijke wens. Goede rapportages geven cijfermatig zicht op wat er gebeurt. En dat is weer handig voor de verantwoording aan hogere managementlagen.
Gelukkig schittert TOPdesk met uitgebreide rapportage-mogelijkheden. Ten eerste zijn ze eenvoudig zelf te maken en op te slaan in TOPdesk. Ten tweede kunnen ze, indien gewenst, ter beschikking gesteld worden aan bijvoorbeeld afdelingshoofden. Maar de belangrijkste en meest unieke eigenschap is dat TOPdesk de mogelijkheid heeft om van een kwantitatieve rapportage direct door te klikken naar de kwalitatieve gegevens achter de rapportage. Oftewel van een incidentaantal per categorie kunt u direct door naar de onderliggende incidenten om er verder mee te werken.
In de praktijk zien we vaak de vurige rapportagewensen na implementatie snel uitdoven. Terwijl diezelfde vurige rapportagewensen veel invloed hebben gehad op de inrichting. Bijvoorbeeld door veel te veel categorisaties in te stellen, waardoor behandelaars niet meer goed weten waarop ze een incident moeten indelen. Dit zorgt ervoor dat de rapportage aan duidelijkheid inboet. Wat weer de reden is dat de rapportagewensen afnemen. Een mooi voorbeeld van het paard achter de wagen spannen.
Het zou beter zijn als de implementatie zo eenvoudig en begrijpelijk mogelijk gehouden wordt, zodat behandelaars echt met registratie aan de gang gaan. De ervaring leert dat een eenvoudige inrichting snel inzichtelijke rapportages oplevert. Als onderweg blijkt dat er invalshoeken missen, is het relatief eenvoudig om die nog toe te voegen. TOPdesk is gelukkig niet zo star dat gemaakte keuzes niet verbeterd kunnen worden.
Ik wens u veel rapportageplezier toe!
Wolter Smit is een van de twee directeuren van TOPdesk
Leave a comment