Alles onder controle bij Océ-Technologies
TOPdesk voor risicomanagement van Milieu- en Veiligheidsincidenten
Meldingen over een medewerker die zich snijdt aan een machine, over een heftruck die is omgevallen of over een bezoeker die onwel wordt van de soep: voor de gemiddelde TOPdesk-gebruiker een ver-van-mijn-bed-show. Niet voor de medewerkers van het onderdeel Health, Safety & Environment van Océ Technologies B.V.
Als consultant bij TOPdesk weet je dat negen van de tien klanten bij wie je komt, TOPdesk inzetten voor de ICT- en/of facilitaire afdeling(en). Gezien de ervaring die wij hebben op deze gebieden is het eigenlijk nooit de vraag of TOPdesk aansluit bij de processen van deze afdelingen. Maar er zijn ook klanten die TOPdesk op een andere manier inzetten. Een duidelijk voorbeeld van zo’n klant is de afdeling Health, Safety & Environment van Océ Technologies B.V. in Venlo, leverancier op het gebied van documentmanagement en printen. Deze afdeling behandelt de meldingen over onder andere ongevallen en gevaarlijke situaties in de organisatie.
Risico’s minimaliseren
Bij Océ werken vier veiligheidskundigen die binnenkomende meldingen in de gaten houden en zorgen voor een juiste afhandeling. De veiligheidskundige doet met name onderzoek naar de oorzaak van incidenten, zodat hij gerichte maatregelen kan adviseren om herhaling te voorkomen. Henk Siebers, een van de veiligheidskundigen: “Het risico wordt berekend op basis van de kans op herhaling, de blootstelling en het gevolg van een ongeval.” Daarnaast neemt de veiligheidskundige contact op met eventuele slachtoffers om in de gaten te houden hoe hun herstel verloopt.
Voorheen werkten de veiligheids-kundigen in een verouderde DOS-applicatie. Er werd bij een ongeval een formulier afgedrukt, ingevuld, ingeleverd en handmatig in het oude systeem ingevoerd. Océ wist dat dit makkelijker moest kunnen, dus ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe applicatie. De keuze viel op TOPdesk, op het eerste gezicht misschien niet de meest logische keuze. Océ had echter al veel ervaring met TOPdesk en het pakket voldeed ruimschoots aan
de verwachtingen. “Bovendien vertoont het proces grote overeen-komsten met het registreren en afhandelen van ICT-gerelateerde meldingen,” aldus René Weinand, projectleider tijdens de implementatie.
Hoe doe je dit in TOPdesk?
Voor dit alles moeten aardig wat gegevens bekend zijn over de melding: de locatie, de betrokken voorwerpen, processen en personen. De veiligheidskundige moet verder vastleggen of er stoffen uitgestoten zijn en hoeveel schade er is ontstaan. Daarnaast registreert hij informatie over het risico, zoals de belangrijkste risicofactoren en de grootte van het risico. Om er zeker van te zijn dat deze gegevens allemaal in de melding staan, is er bij de implementatie een voorzetformulier ontwikkeld waar de aanmelder deze kan invullen.
Natuurlijk kun je al deze zaken kwijt in de verzoek- en actievelden in TOPdesk, maar daarmee beperk je je rapportage- en selectiemogelijkheden. En zoals in een eerder TOPdesk Magazine al gezegd werd: meten is weten. Zeker als het gaat om zaken als risicofactoren en -klassen is het van belang om te kunnen rapporteren hoe vaak bepaalde situaties voorkomen. Wanneer je dat weet, kan je immers je dienstverlening verbeteren. Bijvoorbeeld: als ernaar gestreefd wordt minder dan 10% meldingen van risicoklasse 4 en hoger te krijgen, wil je eenvoudig uit TOPdesk kunnen halen hoeveel meldingen je hebt binnengekregen en wat hiervan de risicoklassen waren.
Speciaal voor deze doeleinden heeft TOPdesk een sterke functionaliteit die standaard beschikbaar is en vaak wordt onderschat: vrije velden. Mits goed gebruikt kunnen vrije velden de informatievoorziening en rapportagemogelijkheden van TOPdesk behoorlijk uitbreiden. In het geval van Océ is er gebruikgemaakt van een twintigtal vrije velden, verdeeld over vier groepen. De gegevens die aanmelders op het voorzetformulier invullen, komen automatisch in de juiste velden terecht.
Meer meldingen en toch minder druk
Sinds 1 december 2009 werken de veiligheidskundigen van Océ alleen nog maar in TOPdesk. De reacties op deze manier van werken zijn positief, Henk: “Men vindt het registreren van een melding via de SelfServiceDesk van TOPdesk gemakkelijk en dit wordt als laagdrempelig ervaren”. Dat blijkt: na vier maanden waren er al 55 meldingen gedaan tegenover 120 in heel 2009.
Het is nog niet voor iedereen een automatisme om meldingen direct in TOPdesk te registreren, ook al is iedereen op de hoogte van deze mogelijkheid. Kleine incidenten worden nog te vaak niet gemeld: bedrijfshulpverleners behandelen veel meer incidenten dan er gemeld worden in TOPdesk. “Dat is jammer, want hier zitten zeker nog incidenten bij waar lering uit getrokken kan worden,” aldus Henk Siebers.
"Na vier maanden waren er al 55 meldingen gedaan tegenover 120 in heel 2009"
De mensen die het meeste met TOPdesk te maken hebben, zijn de veiligheidskundigen. Het grootste voordeel voor hen is de toegenomen efficiëntie, doordat ze meldingen niet meer hoeven over te typen. Henk Siebers: “Ik ben nu veel minder tijd kwijt met het registreren van meldingen en heb daardoor meer tijd voor het onderzoeken van de oorzaak van ongevallen.” Een ander groot voordeel is de mogelijkheid om managers en andere betrokkenen via e-mail te informeren. De correspondentie wordt bovendien bewaard. Wat voorheen in dikke dossiers met formulieren, foto’s en onderzoeksrapporten stond, is nu beschikbaar in digitale dossiers. Alles staat immers in TOPdesk, inclusief alle bijlagen. Ook kunnen managers via de SelfServiceDesk meldingen inzien van hun afdeling. Hierdoor hoeven ze niet langer te bellen of e-mailen als ze vragen hebben over de status van een melding. In het overzicht zien ze meteen hoe het ervoor staat.
Mogelijkheden met vrije velden
Naar aanleiding van deze implementatie blijkt dat TOPdesk naast ICT- en facilitaire ondersteuning ook prima ingezet kan worden op het gebied van risicomanagement. En dit is slechts een van de vele mogelijkheden van vrije velden in TOPdesk.
Comments
-
Beste Eddie Currie, bedankt voor uw interesse. Ik
Beste Eddie Currie, bedankt voor uw interesse. Ik raad u aan contact op te nemen met de afdeling Verkoop via 015-2700900; zij kunnen u meer vertellen over de mogelijkheden van TOPdesk voor Health & Safety. Met vriendelijke groet, Niek Steenhuis -
Ik wil graag in contact komen met de person(en) di
Ik wil graag in contact komen met de person(en) die de inrichting hebben gedaan. Wij hebben ook een afdelinig Health & Safety die goed gebruik zou kunnen maken van Topdesk. Ik zou de inrichting willen zien van het gebruik van de vrije velden zodat ik dat in onze omgeving kan simuleren.
Leave a comment