Afdeling uitgelicht: Ontwikkeling
Twee miljoen regels code, acht teams in drie verschillende landen, maar toch één afdeling. De ontwikkelafdeling is de kern van TOPdesk.
“Er is de afgelopen 15 jaar heel veel veranderd,” vertelt Bart Buil, hoofd van de afdeling Ontwikkeling. “Vroeger was het soms nog mogelijk om binnen een week op klantwensen in te spelen. De software was toen technisch eenvoudiger en de klantengroep kleiner. De ontwikkelaars konden flexibeler reageren en stuurden indien nodig een verbeterde versie van TOPdesk via een floppy-disk naar de klant.”
Klanten als inspiratie
Nu is de verantwoordelijkheid groter en zijn de eisen hoger. Inmiddels bestaat er een team dat de input van collega’s en klanten verzamelt en prioriteert. Marianne van der Meulen, productmanager bij TOPdesk, beschrijft haar taken als volgt: “Jaarlijks ontvangen wij van klanten 2.000 aanvragen en ideeën voor nieuwe functionaliteiten. We kijken bij alle wensen welke achterliggende problemen de aanvrager met een nieuwe functionaliteit wil oplossen. Belangrijk is voor ons om te achterhalen wat onze klanten met een verandering van TOPdesk eigenlijk willen bereiken. Wij letten er goed op dat een nieuwe functionaliteit daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft.
De visie van TOPdesk is dat ons product eenvoudig in gebruik moet blijven. Daarom ontwikkelen wij die dingen eerst die TOPdesk gemakkelijker maken, technisch zinvol zijn en waar de meeste klanten baat bij hebben. We leven in een dynamische wereld waarin de wensen en prioriteiten van onze klanten en de markt snel veranderen. Om in te kunnen spelen op deze wensen en eisen, leggen we onze planning niet gedetailleerd vast. Daarom kunnen wij vaak niet direct beloftes dat de aangevraagde functionaliteit ook daadwerkelijk gemaakt wordt.”
"Voor een gedeelde visie is samenwerking van begin af aan noodzakelijk"
De ontwikkelaars werken nauw samen met de afdeling Support en consultants die elke dag bij klanten over de vloer komen en daardoor weten wat er speelt. De hoofdlijnen voor de ontwikkeling van TOPdesk worden in een uitgebreide wijzigingsvergadering uitgezet. Niet alleen ontwikkelaars en de directie nemen daaraan deel maar ook veel vertegenwoordigers van andere afdelingen. Zo is in deze vergadering onlangs besloten dat TOPdesk ernaar streeft om de module Wijzigingsbeheer voor versie 4.3 te herzien en dat de grafische weergave van het configuratiebeheer wordt uitgebreid.
Groei als waardevolle uitdaging
Naarmate TOPdesk steeds populairder werd en het bedrijf groeide, werden er steeds meer nieuwe ontwikkelaars gezocht. Het bleek dat het moeilijker was dan gedacht om in Nederland geschikte kandidaten te vinden. Hoofd van de ontwikkelafdeling Bart Buil vertelt: “De meeste informaticastudenten in Nederland vinden een baan als consultant of technisch consultant, terwijl ze bijvoorbeeld in Duitsland vaker als programmeurs aan de slag gaan. Ze zijn technischer ingesteld.” Bij de TOPdesk-vestiging in Kaiserslautern meldden zich juist veel informatici, en daarom werd daar in 2007 een nieuw ontwikkelteam in het leven geroepen. “Om zeker te zijn dat we ook in de toekomst nog werknemers voor de ontwikkelafdeling kunnen vinden,” zegt Bart Buil, “kwam er begin dit jaar zelfs nog een ontwikkelteam in Boedapest bij.”
"We zijn één groot team, alleen zitten we op een andere plek"
Sara Ponga, sinds 1,5 jaar hoofd van het ontwikkelteam in Duitsland, beschrijft de samenwerking met het hoofdkantoor in Delft: “We zijn één groot team en doen in Duitsland hetzelfde werk als in Delft, alleen zitten we op een andere plek. We werken met dezelfde planning, want het blijft één product. Iedereen is verantwoordelijk voor een specifiek onderdeel van TOPdesk en bij grotere projecten werken soms ook teams uit de verschillende landen samen. Natuurlijk is het makkelijker om dingen persoonlijk te bespreken maar we maken gebruik van een aantal communicatiemiddelen die een continu onderling contact faciliteren.” Roel Spilker, senior ontwikkelaar voegt daaraan toe: “Er vinden regelmatig internationale presentaties plaats. Met een conference call via internet zitten we in drie verschillende vestigingen op hetzelfde moment naar dezelfde presentatie te kijken.”
“Contact tussen de verschillende teams houden is een van de grootste uitdagingen,” stelt Benno Richters, die in 1997 als een van de eerste ontwikkelaars bij TOPdesk begon. Hij werkte mee aan het oprichten van het ontwikkelteam bij de vestiging in Duitsland en nu in Boedapest: “Wij werken nauw samen met elkaar. Het werk van het ene team heeft directe gevolgen voor het andere. We moeten daarom goed plannen en duidelijke afspraken maken. We gebruiken naast TOPdesk ook een wiki die voor documentatie zeer geschikt is. We zijn nog zoekende naar een onlinediscussietool die het makkelijker moet maken om meningen uit te wisselen. Bovendien gaan de ontwikkelaars van verschillende vestigingen op regelmatige basis bij elkaar op bezoek. Tijdens het inwerktraject in Delft leert de nieuwe Duitse of Hongaarse medewerker zijn collega’s en het bedrijf goed kennen.”
Ontwikkelproces continu in de gaten houden
De afdeling die met 74 medewerkers de op een na grootste afdeling van TOPdesk is, heeft zich niet alleen geografisch uitgebreid maar ook intern gespecialiseerd. “Voor elke TOPdesk-module hebben we een specialist aangesteld die veel kennis over die module opdoet en de contactpersoon is voor consultants en supportmedewerkers,” zegt Bart Buil. “Voor een gedeelde visie op het product is de samenwerking met andere afdelingen van begin af aan noodzakelijk.”
Benno Richters beschrijft hoe de verschillende teams sinds kort met zogenaamde tracer bullets werken: “Dat betekent dat tijdens regelmatige vergaderingen een bepaald kortetermijndoel wordt gesteld dat binnen een paar weken gehaald moet worden. Bij de volgende vergadering met vertegenwoordigers van de consultancy- en verkoopafdeling wordt het ‘huiswerk’ besproken en over de volgende stappen nagedacht. Het voordeel daarvan is dat je al ontwikkelend de richting kunt bijstellen.”
"Iedereen moet kritisch meedenken om een zo goed mogelijk product te scheppen"
Dat spaart tijd terwijl het persoonlijk initiatief nog steeds gewaardeerd wordt: “Je mag bij TOPdesk je eigen mening hebben over hoe dingen zouden moeten werken en geïmplementeerd worden,” aldus Sara Ponga: “Er zit een strakke structuur in het ontwikkelproces die voor iedereen geldt, maar je bent flexibel en vrij in wat je kunt doen.” Marianne van der Meulen licht toe: “Van iedere werknemer wordt verwacht dat hij initiatief neemt. Iedereen moet kritisch meedenken om een zo goed mogelijk product te scheppen. We werken niet met programmeurs maar met ontwikkelaars die vooruitkijkend handelen.”
Aandacht voor kwaliteit
Eens in de twee maanden wordt intern een tussenversie beschikbaar gesteld om alvast aandacht aan de stabiliteit van TOPdesk te besteden. “Het testteam is in alle stadia van het ontwikkelproces cruciaal om de kwaliteit van ons product te kunnen garanderen,” benadrukt Bart Buil. “Dit team test elke versie voor de uitlevering met zo veel mogelijke variabelen om eventuele problemen af te vangen.”
Na de functionele deadline draait alles om het stabiliseren van TOPdesk. De afdelingen Maatwerk en Support zijn in deze fase heel belangrijk. Support werkt zelf als eerste met de nieuwe versie voordat er bèta-testers bij worden betrokken. Deze klanten hebben interesse getoond om de nog niet uitgeleverde versie op hun productieomgeving te testen. “Niet alle mogelijke scenario’s kunnen intern bij TOPdesk worden voorspeld. Daarom is het voor ons belangrijk te zien hoe de versie met verschillende combinaties van instellingen en verscheidene databases reageert,” volgens Bart Buil.
In de toekomst zullen geleidelijk alle onderdelen van TOPdesk omgezet worden naar de nieuwe stijl – iets wat al gebeurd is voor modules als Incidentbeheer, Probleembeheer en Ondersteunende Bestanden. Daarvoor wordt Mango als framework gebruikt. Mango is een bepaalde techniek die het toestaat de code van de software overzichtelijker te structureren en dus beter te onderhouden. Bovendien beogen we daarmee een ander doel: de gebruiksvriendelijkheid van TOPdesk nog verder te vergroten. “De interface wordt luxer, er vindt meer interactie plaats tussen TOPdesk en de gebruiker en er komen meer functies bij,” verklaart Bart Buil. Verbeteringen van de usability zijn een belangrijke aandachtspunt. Gebruiksvriendelijkheid is niet alleen bij de ontwikkelafdeling een belangrijk aandachtspunt maar bij elke afdeling van het bedrijf. Al deze afdelingen werken vanuit verschillende landen samen aan één product.
Leave a comment